Las librerías están llenas de best-sellers sobre cómo manejar el tiempo, cómo ser más organizado, cómo adquirir los siete hábitos, cómo dominar los quince secretos, cómo evitar los veintiún errores que cometen todos los gerentes, etc. Todo para llegar a la conclusión de que nosotros como empresarios y como profesionales ¡no tenemos remedio! Hasta que no nos convirtamos en virtuosos y disciplinados ejecutivos, no tendremos cabida en el competido mundo laboral.
Todo este afán de perfección o, poniéndolo al revés, este descubrimiento de nuestra irremediable imperfección hace que vivamos en un constante y devorador estado de angustia. Además, todo a nuestro alrededor se confabula para alimentar la ansiedad: la bandeja “in” repleta, cientos de correos electrónicos sin contestar, los pendientes siguen allí colgados, ya no hay espacio para más post-it en la pantalla del computador. “Es que el tiempo no alcanza para nada”, nos quejamos y le echamos la culpa a ese concepto abstracto que nos domina y nos gana.
Muchos hemos recurrido a las populares herramientas para dominar el tiempo: el filofax, el franklin, la agenda electrónica, el software de administración de citas, etc. y terminamos descubriendo que manejar y mantener al día todos estos cacharros es una fuente de estrés aún peor.
El secreto está en resignarse a NO MANEJAR EL TIEMPO. El tiempo no se puede manejar, así que más bien manejemos la ansiedad.
¿Por qué nos devoran los pendientes? Simplemente por eso, porque siguen pendientes. La razón por la que las cosas pendientes nos roen el cerebro y nos perforan el ánimo es precisamente porque siguen clavadas allí como agujas. Y la única manera de eliminar esas agujas de nuestra mente es “echándolas a rodar”. Haciendo progresos en ellas.
¿Por qué nos sentimos tan sobrecargados? Simplemente porque llenamos nuestro cerebro de promesas vagas sobre lo que deberíamos hacer que sobrepasan lo que realmente podemos lograr. Siempre hay más cosas para hacer que tiempo disponible y el estrés no resulta de tener muchas tareas sino de incumplir los acuerdos y las promesas que nos hacemos a nosotros mismos.
Cuando nos proponemos hacer algo y no lo cumplimos nos llenamos de frustración y auto-desconfianza. Porque siempre podremos engañar a los que nos rodean, pero nunca nos podremos engañar a nosotros mismos.
“La productividad consiste en terminar las cosas”, comenta David Allen, autor y consultor, fundador de una empresa de productividad personal llamada Actioneer Inc. (www.actioneer.com) “Mi recomendación consiste en identificar todas las cosas “incompletas” de su vida – desde las más mundanas hasta las responsabilidades cruciales – y determinar cual es el siguiente paso más sencillo para completarlas. Yo la llamo la ‘administración del paso siguiente’ ”
Generalmente hay una relación inversa entre lo pesada que es una carga en nuestra mente y lo que realmente estamos haciendo para resolverla. Y lo más curioso es que no se necesita terminar con ella para removerla de la mente.
Basta con clarificar los acuerdos que hagamos con nosotros mismos acerca de cada cosa. Es decir, simple y llanamente, hacer una lista. Allen sugiere en realidad hacer cinco listas:
- La lista de “Proyectos”, que contiene los “títulos” de nuestras grandes empresas en la vida.
- La lista de “Acciones Inmediatas”, que identifica lo próximo a hacer en cada uno de los proyectos.
- La lista de “Espera”, que contiene las actividades que están en este momento en manos de otros.
- La lista de “Programadas”, que señala las acciones que tienen una fecha y hora determinadas.
- La lista “Tal vez”, que agrupa todas las actividades que no tienen que hacerse necesariamente.
Según Allen, el ejecutivo promedio experimenta 170 interacciones por día (llamadas, conversaciones de pasillo, E-mails) y tiene un atraso de 200 a 300 horas de trabajo inconcluso.
¿Cómo puede alguien relajarse y concentrarse en medio de tanto caos? “El secreto está en ser implacablemente claro con cada cosa que se atraviese en su camino: ¿Qué es? ¿Requiere una acción? Si la respuesta es negativa, elimínela, archívela o incúbela. Si requiere una acción: ¿Cuál es el paso siguiente? Hágalo, deléguelo o prográmelo para una fecha y hora determinada”.
Contrario a lo que piensa todo el mundo, esto no quiere decir que siempre hay que trabajar en las “cosas más importantes” primero. A veces no se cuenta con la energía, las herramientas o el tiempo necesario para trabajar en las cosas más prioritarias. “Es posible que lo más apropiado para hacer en los próximos diez minutos sea regar las plantas o alimentar los peces…”
No se deje hundir en la bandeja de entrada. Propóngase desocuparla al menos una vez al día. Tome las cosas una por una y no pase a la siguiente hasta que no haya determinado una acción para la anterior. No devuelva nunca nada a la bandeja de entrada. Acuérdese que debajo de su escritorio hay una caneca. No tema usarla…
Es una ilusión y una falacia pensar que se puede tener control sobre su vida y su tiempo. Al contrario, las empresas aceleradas de hoy en día exigen más espontaneidad que dominio; más flexibilidad que predeterminación. Se habla despectivamente de aquellas empresas que viven “apagando fuegos”. Pero, ¿cuál es la organización que nunca se revienta en una crisis? Justamente ¡el cuerpo de bomberos!
Tal vez nunca lograremos organizarnos y disciplinarnos para que nos consideren virtuosos gerentes colmados de buenos hábitos. Sin embargo, al eliminar la ansiedad que nos causa la impotencia de dominar el tiempo, empezaremos a sentir que lo somos. Se trata simplemente de eliminar esos pendientes que siguen “anclados” en nuestra mente y que no nos dejan avanzar. Si cada proyecto progresa un paso cada día, sentiremos que nuestro barco levó anclas ese día. Sentiremos esa brisa fresca en el rostro que nos indica que vamos avanzando.
Hasta la próxima…